Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Schaffermahlzeit

Wir erheben und verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich nach Maßgabe und im Rahmen des in Deutschland geltenden Datenschutzrechts, namentlich der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und aller weiteren anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Im Folgenden unterrichten wir Sie gemäß Art. 13, 14 DSGVO über die Verwendung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Schaffermahlzeit einschließlich der vorangehenden Empfangsveranstaltungen und des Seefahrtsballs (im Folgenden zusammen „die Schaffermahlzeit“).

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:

Stiftung HAUS SEEFAHRT
Seefahrtshof / Verwaltung
Seefahrtstraße 25
28759 Bremen
Deutschland 

Telefon: +49 421  62 88 98
Telefax:  +49 421  62 76 77
E-Mail: haus-seefahrt@t-online.de
Web: www.schaffermahlzeit.de / www.haus-seefahrt.de

Verwaltender Kapitän
Andreas Mai

2. Betroffene Personen, Kategorien der erhobenen Daten und Datenquellen

Im Zusammenhang mit der Durchführung der Schaffermahlzeit erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten der Teilnehmer der Veranstaltung, namentlich der kaufmännischen und seemännischen Mitglieder und ihrer Gäste, deren Begleiter wie Fahrer oder Personenschützer sowie der jugendlichen Teilnehmer an dem Seefahrtsball. 

Dabei handelt es sich um folgende Kategorien personenbezogener Daten:

-    Name, Vorname, Titel sowie Anschrift des Teilnehmers der Veranstaltung, bei ausländischen Gästen auch eine Adresse zur schnellen Kontaktaufnahme, insbesondere eine E-Mail-Adresse
-    Beruf, Firma/Institution, bei der der Gast und das kaufmännische/seemännische Mitglied tätig ist
-    Geburtsdatum und Geburtsort
-    ggf. weitere Daten im Zusammenhang mit der Durchführung von Spenden

Wir erheben diese Daten bei dem Teilnehmer selbst bzw. seinen Eltern oder bei der den Gast vorschlagenden Person. Die erforderlichen Daten von Fahrern oder Personenschützern erfragen wir über den jeweiligen Gast.

3. Zwecke der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Im Einzelnen verarbeiten wir die personenbezogenen Daten zu den nachstehend erläuterten Zwecken:

3.1 Vorbereitung und Organisation der Schaffermahlzeit, Gästeliste

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zur Vorbereitung und Durchführung der Schaffermahlzeit. Insbesondere verwenden wir Ihren Namen, Ihre Anschrift sowie ggf. weitere Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer zum Zwecke der Einladung und der Korrespondenz und Kontaktaufnahme im Vorfeld der Veranstaltung. Bei den jugendlichen Teilnehmern der Tanzveranstaltung benötigen wir zudem die Angabe des Geburtsdatums und eine Kopie des Ausweises zur Prüfung, ob der Teilnehmer minderjährig ist und für die Teilnahme eine Einwilligung der Eltern erforderlich ist.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO, da die Datenverarbeitung für die Umsetzung Ihrer Einladung zu der Schaffermahlzeit erforderlich ist.

Ferner nehmen wir den Namen der einzelnen Gäste und nach Wunsch des Gastes weitere personenbezogene Angaben in die Gästeliste der Schaffermahlzeit auf. Mit der Einladung zur Schaffermahlzeit erhält der Gast einen diesbezüglichen Vorschlag, mit welchen Daten er in der Gästeliste geführt wird, sowie die Bitte um Mitteilung von Änderungswünschen. Anhand der Daten der Gästeliste werden Tisch- und Einlassungskarten sowie Teilnehmerlisten erstellt, die während der Veranstaltung in der Handelskammer und dem Rathaus aushängen. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus dem gemeinsamen Interesse an einem reibungslosen Ablauf der Veranstaltung.

Wir weisen darauf hin, dass die Angaben in der Gästeliste (Name, Firma, Position, Ort) darüber hinaus auch öffentlich zugänglich gemacht werden. Die Daten der Gästeliste verwenden wir insbesondere für Veröffentlichungen und die Berichterstattung über die Schaffermahlzeit und übermitteln die Daten der Gästeliste hierzu auch an Dritte. Sie finden hierzu nähere Informationen unter 3.3. und 4.

3.2 Sicherheits- und Einlasskontrollen

Aufgrund der Besonderheit der Veranstaltung und der Prominenz der Gäste gelten für die Schaffermahlzeit strenge Sicherheitsregeln. Für die Sicherheits- und Einlasskontrollen im Vorfeld und bei Durchführung der Veranstaltung verarbeiten wir Vor- und Nachnamen, Anschriften, ggf. Geburtsdaten und Geburtsort der Veranstaltungsteilnehmer und ihrer Begleiter wie Fahrer und Personenschützer.

Wir sind berechtigt, diese Daten auch an die Polizei und andere öffentliche Stellen sowie an Sicherheitspersonal und Personenschützer anderer Gäste (siehe auch unter 4.) zu übermitteln.

Zur Verarbeitung sind wir aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO berechtigt, da wir ein berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung haben. Das berechtigte Interesse besteht darin, den Schutz der Teilnehmer und der Veranstaltung zu gewährleisten.

3.3 Fotoaufnahmen, Fotobuch und Festschrift, Berichterstattung in Presse und Medien
 

3.3.1 Fotoaufnahmen

Während der Schaffermahlzeit werden Fotos der Teilnehmer von professionellen Fotografen angefertigt. Ausgewählte Fotos werden im Nachgang der Veranstaltung für einen begrenzten Zeitraum von ca. drei Wochen in der Handelskammer öffentlich ausgestellt. Ferner werden die Fotos für die Teilnehmer der Veranstaltung auf einer passwortgeschützten Seite im Internet zum Download bereitgehalten. Die Fotodokumentation wird in dem jährlichen Fotobuch über die Schaffermahlzeit abgedruckt (siehe 3.3.2).

3.3.2 Fotobuch und Festschrift

Über jede Schaffermahlzeit werden ein Fotobuch und eine Festschrift erstellt. In dem Fotobuch werden Fotos der Schaffermahlzeit unter Angabe der Namen der abgebildeten Personen sowie die Gästeliste der Schaffermahlzeit, die Namen der jugendlichen Teilnehmer an der Tanzveranstaltung sowie die Namen der Schaffer veröffentlicht. Die Festschrift enthält die Daten der Gästeliste sowie die Namen der jugendlichen Teilnehmer an der Tanzveranstaltung und der Mitglieder von HAUS SEEFAHRT.

3.3.3 Berichterstattung in Presse und Medien

Die Daten der Gästeliste und die Tischordnung werden zur Berichterstattung über die Schaffermahlzeit in Presse und Medien verwendet. Hierzu geben wir die zu diesem Zweck übermittelten Daten an Presse- und Medienunternehmen weiter.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungen aufgrund von 3.3.1 bis 3.3.3 ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Wir haben angesichts des traditionsreichen und gemeinnützigen Charakters der Schaffermahlzeit und des öffentliches Interesses an dieser Veranstaltung ein berechtigtes Interesse an einer bebilderten Dokumentation der Veranstaltung und einer bebilderten Berichterstattung in der Öffentlichkeit.

3.4. Abwicklung von Spenden

Seit Jahrhunderten findet auf der Schaffermahlzeit eine Sammlung von Spenden für den Stiftungszweck von HAUS SEEFAHRT statt. Wenn die Spendenbereitschaft durch Angabe eines Betrags unter Angabe personenbezogener Daten erfolgt, zum Beispiel durch Einwurf einer Visiten- oder Tischkarte, verwenden wir die Daten zur Abwicklung der Spende, insbesondere zur Zusendung eines Anschreibens mit der Bitte um Überweisung der Spende und für die Zusendung der Spendenbescheinigung.

Die Datenverarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke der Spende (z.B. durch Einwurf Ihrer Visitenkarte) enthält Ihre Einwilligung in die Zusendung eines Spendenanschreibens. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierzu genügt eine formlose Mitteilung an uns.

Wir behalten uns vor, bei Bedarf ehemalige Gäste der Schaffermahlzeit auch in Folgejahren per Post um finanzielle Unterstützung von HAUS SEEFAHRT zu ersuchen. Die künftige Zusendung von Spendenaufforderungen ist durch Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO erlaubt, da wir ein berechtigtes Interesse daran haben, auch künftig um Unterstützung für unsere gemeinnützige Arbeit zu werben.

4. Empfänger personenbezogener Daten

Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten neben den zuständigen Mitarbeitern in unserem Hause die Schaffer sowie deren Mitarbeiter, die mit der Organisation der Schaffermahlzeit betraut sind. Alle  Mitarbeiter, die Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Auf die sicherheitsrelevanten Daten erhalten ferner Zugriff: Polizei, weitere öffentliche Stellen sowie Sicherheitspersonal und Personenschützer anderer Gäste.

Die Daten der Gästeliste sowie die im Rahmen der Veranstaltung angefertigten Fotos werden an die Handelskammer, das Bremer Rathaus, Presse- und Medienvertreter weitergegeben.

Die Weitergabe der Daten beruht auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Angaben zu unserem berechtigten Interesse finden Sie jeweils bei den einzelnen Verarbeitungszwecken.

5. Speicherdauer

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Verarbeitungszwecks erforderlich ist. Entfällt der Verarbeitungszweck werden die Daten gelöscht, es sei denn, dass rechtliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen.

Wir speichern die personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einer Spende entsprechend den handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Die personenbezogenen Daten der kaufmännischen und seemännischen Mitglieder und Teilnehmer der Schaffermahlzeit werden zu Archivierungs- und Dokumentationszwecken bei uns gespeichert, zum Beispiel um entsprechend den traditionellen Vorgaben überprüfen zu können, ob ein Gast bereits einmal an der Schaffermahlzeit teilgenommen hat.

6. Rechte der betroffenen Person

Als betroffener Person stehen Ihnen folgende Rechte zu:
 

6.1 Recht zum Widerruf der Einwilligung

Wenn Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, haben Sie gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, soweit sie uns aufgrund Ihrer Einwilligung gestattet war, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt, das heißt, die aufgrund der Einwilligung in der Vergangenheit erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen möchten, wenden Sie sich bitte an uns unter den unter 1. angegebenen Kontaktmöglichkeiten.

6.2 Recht auf Bestätigung und Auskunft

Sie haben das Recht, gemäß Art. 15 DSGVO eine Bestätigung darüber von uns zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Ferner haben Sie das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten.

6.3 Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
 

6.4 Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, nach Maßgabe von Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der in Art. 17 DSGVO geregelten Gründe zutrifft.
 

6.5 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, nach Maßgabe von Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen

6.6 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbarem Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

6.7 Recht zum Widerspruch gegen die Verarbeitung

Sie haben das Recht, nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

6.7.1 Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO

Nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO haben Sie bei einer Datenverarbeitung, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt, das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen.

In diesem Fall werden wir die Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

6.7.2 Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO gegen die Verarbeitung von Daten für Direktwerbung

Wenn Ihre Daten verarbeitet werden, um Direktwerbung zu betreiben haben Sie das Recht, hiergegen jederzeit Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein Profiling, wenn es mit einer Direktwerbung in Verbindung steht.

Folge eines solchen Widerspruchs ist, dass die Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet werden. Wenn Sie Ihr diesbezügliches Widerspruchsrecht ausüben, werden wir Ihnen deshalb künftig keine Schreiben mit der Bitte um Spenden zusenden.

6.7.3 Ausübung des Widerspruchsrechts

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, können Sie sich jederzeit an uns auf den in Ziffer 1 aufgezeigten Wegen wenden.

6.8 Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Ferner steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO das Recht zu, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Beispielsweise können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Sitzes wenden. Eine Liste der Aufsichtsbehörden finden Sie hier: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Die für das HAUS SEEFAHRT zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen
Dr. Imke Sommer
Arndtstraße 1
27570 Bremerhaven 

Telefon: 0421/361-2010
Telefax: 0421/496-18495

E-Mail: office@datenschutz.bremen.de
Homepage: http://www.datenschutz.bremen.de/

Bremen, im September 2022